Präsentationssoftware ist in den meisten Branchen und Studiengängen das gängigste Werkzeug, um Präsentationen zu erstellen. Der Blog Karrierebibel schätzt, dass täglich rund 30 Millionen Präsentationen mit Powerpoint erstellt werden.
 
In vielen Jobbeschreibungen gehören Kenntnisse in Powerpoint zu den Anforderungen, die Bewerber unbedingt erfüllen müssen. Doch leider können nur die wenigsten Menschen souverän mit Präsentationssoftware umgehen. Damit du mit deiner Kompetenz glänzen kannst, lernst du in diesem Beitrag wichtige Grundlagen für den Umgang mit Präsentationssoftware. 

Ich verwende den Begriff „Powerpoint“ hierbei stellvertretend für alle Präsentationsprogramme. Viele Redner schwören auch auf Programme wie Keynote oder Prezi.
 
Präsentationssoftware ist vor allem aus einem Grund beliebt: Sie erlaubt dem Redner, Themen visuell ansprechend aufzubereiten.
 
Mit Fotos oder Grafiken kannst du deinen Vortrag auflockern und den Unterhaltungswert steigern – deine Zuhörer werden es dir mit ungeteilter Aufmerksamkeit danken.
 
Wenn du deinen Vortrag mit informativen Folien ergänzt, erhöhst du außerdem die Chance, dass sich das Publikum an deinen Vortrag erinnert. Menschen können sich Informationen, die gleichzeitig visuell und auditiv vermittelt werden, besser merken. Eine Visualisierung steigert außerdem die Glaubwürdigkeit der von dir präsentierten Fakten.
 
Du kannst eine Präsentation mit Powerpoint aber nicht nur verbessern. Du kannst sie auch auf beeindruckende Weise in den Sand setzen. Es gibt Dinge, die du unbedingt vermeiden solltest.
 
Im Folgenden erfährst du, was die wichtigsten Dos und Don’ts im Umgang mit Präsentationssoftware sind.

Verwende Powerpoint nicht, um den Redetext von Folien abzulesen

Das ist der Powerpoint-Fehler, den ich am häufigsten beobachtet habe. Er führt dazu, dass dir das Publikum nach kurzer Zeit nicht mehr zuhört. Schließlich erwartet dein Publikum einen Vortrag und keine Vorlesung.
 
Wenn deine Zuhörer den gesamten Redetext ablesen können, wozu brauchen sie dich noch als Redner? Sorge dafür, dass deine Slides niemals selbsterklärend sind.
 
Stehe unter keinen Umständen mit dem Rücken zum Publikum, wenn du doch mal etwas ablesen musst, beispielsweise Zahlen oder ein längeres Zitat. Lese unbedingt vom Monitor ab, damit die Zuhörer dein Gesicht sehen.

Überfrachte die Präsentation nicht mit zu vielen Slides

Eine Powerpoint-Präsentation sollte deinen Vortrag niemals dominieren. Du bist der Star deines Vortrags – nicht die Folien. Behalte das immer im Hinterkopf.
 
Es gibt keinen vernünftigen Grund, in einem zwanzigminütigen Vortrag zwanzig Slides zu zeigen.
 
Mindestens zwei bis drei Minuten Redezeit pro Folie sind ein bewährter Richtwert. Ein zwanzigminütiger Vortrag sollte also maximal zehn Slides umfassen. Es können natürlich auch deutlich weniger sein.

Reduziere den Text in deinen Folien auf ein Minimum

Der Top-Speaker Brian Tracy empfiehlt, dass auf einer Slide maximal fünf Stichpunkte untereinander stehen sollten, die jeweils nicht länger als fünf Worte sind. Manchmal genügt auch ein Stichpunkt je Slide – am besten in Verbindung mit einem Foto oder Chart.
 
Wenn du deine Folien mit Inhalten vollstopfst, wird das Publikum mehr mit Lesen als mit Zuhören beschäftigt sein. Auch der Karrierebibel-Gründer Jochen Mai empfiehlt, Folien niemals zu überfrachten und verweist auf das KISS-Prinzip (Keep it Short and Simple).

Halte das Design deiner Slides schlicht

Auch beim Design der Slides ist weniger oft mehr. Halte es schlicht und versuche nicht, das Publikum durch grafisch anspruchsvolle Folien zu beeindrucken.
 
Der Präsentationsexperte Martin Dall empfiehlt in seinem Bestseller Sicher Präsentieren, „alle unnötigen Effekte, Farben, Elemente und Informationen zu eliminieren.“ Bei jeder Slide sollte man sich fragen, was man noch weglassen kann, damit die Hauptbotschaft im Mittelpunkt steht.
 
Verfahre außerdem nach dem Prinzip: nur ein Chart pro Slide. Eine Folie mit zwei Charts kann schnell unübersichtlich wirken.

Achte darauf, dass Informationen gut lesbar sind

In einem von mir besuchten Vertriebsseminar stellte eine Teilnehmerin Verkaufsstatistiken vor. Die von ihr präsentierten Zahlen waren so klein, dass ich sie von meinem Platz in der hinteren Reihe kaum erkennen konnte. Im Stillen dachte sich wohl jeder: „Wieder eine Person, die nicht mit Powerpoint umgehen kann!“
 
Wahrscheinlich wollte sich die Rednerin Arbeit sparen und die Präsentation auch als Handout verwenden. Sie wäre allerdings besser beraten gewesen, sich die Mühe zu machen, ihre umfangreichen Tabellen in einem separaten Handout aufzubereiten. Für Zuhörer ist es sehr ärgerlich, wenn sie den Inhalt einer Folie nicht entschlüsseln können.
 
Martin Dall nennt Slides, die gleichzeitig als Handout verwendet werden, „Slideouts“. Er macht mit dieser ironischen Wortschöpfung deutlich, dass Folien niemals gleichzeitig Handouts sein sollten.

Verwende eine Schriftgröße, die auch in den hinteren Reihen gut lesbar ist

Für die Überschrift ist eine Schriftgröße von mindestens 32 Punkt empfehlenswert, für den Haupttext unterhalb der Überschrift mindestens 24 oder 26 Punkt.
 
Für Präsentationen eignen sich am besten schlichte, serifenlose Schriften wir Arial oder Calibri. Verzichte auf reine GROßSCHREIBUNG, da diese für deine Zuhörer schwierig zu lesen ist.

Lasse deine Überschriften sprechen

Martin Dall empfiehlt, Überschriften zu wählen, die die wichtigsten Botschaften der Slides zusammenfassen. Er nennt sie „Talking Headlines“ (sprechende Überschriften).
 
Angenommen, du zeigst in deiner Präsentation eine Statistik, die eine deutliche Abnahme von Verkehrsunfällen aufzeigt. Dann könnte deine „Talking Headline“ lauten: „Rasante Abnahme von Verkehrsunfällen“. So nutzt du den auffälligsten Platz deiner Slide, um die wichtigste Botschaft wiederzugeben und weckst beim Publikum Interesse.
 
Vielleicht ist dir aufgefallen, dass ich in diesem Beitrag ebenfalls sprechende Überschriften verwende.

Vermeide ein technisches Armageddon

Wer hat es nicht schon erlebt? Alle Zuhörer warten gebannt, doch der Vortrag startet nicht, weil die Technik nicht mitspielt. Damit hat man die erste Chance auf einen guten Eindruck verspielt.
 
Nehme dir vor dem Vortrag ausreichend Zeit, um den Beamer richtig einzustellen und die Präsentation mindestens einmal komplett abzuspielen. Wenn du dir kurz vor dem Start deines Vortrags keine Gedanken über die Technik machen musst, ersparst du dir viel Stress.

Verwende ein einheitliches Design

Dein Format sollte einheitlich sein – sonst erzeugst du ungewollte „Nebengeräusche“, die von deinem Inhalt ablenken. Ein uneinheitliches Format lässt dich außerdem amateurhaft wirken. Zu dem Format zählen unter anderem Schrift, Linien, Abstände und Farben. Laut Karrierebibel sollte man höchstens zwei Schriftarten in einer Präsentation verwenden.
 
Das Format deiner gesamten Präsentation ist automatisch einheitlich, wenn du dich für eine Designvorlage entscheidest. Natürlich ist das Design deiner Powerpoint-Präsentation dann nicht mehr individuell – in der Regel spielt das aber keine Rolle.

Sage es mit einem Foto, nicht mit Worten

Du brauchst manchmal nicht viele Worte, um etwas zu sagen – du kannst einfach Fotos sprechen lassen.
Wenn du eine Kleinstadt in Grönland beschreiben willst, hast du zwei Möglichkeiten.
 

1. Du erstellst eine Slide mit folgenden Stichpunkten:

• Häuser in verschiedenen Farben
• Kaum Vegetation
• Kahle, mit Schnee bedeckte Berge

Doch wer kann sich schon anhand dieser Beschreibung ein realistisches Bild machen?
 
2. Spare dir stattdessen die Stichpunkte und zeige ein Foto wie dieses.
 


 
Du sagst mit diesem Foto viel mehr, als du mit Worten jemals sagen könntest.
 
Laut Präsentationsexperte Martin Dall „eignen sich Fotos hervorragend, um Aussagen mit erhöhter Beweiskraft und Emotionalisierung auszustatten“.